Prinsip - Prinsip Umum dan Fungsi Manajemen Proyek

Di post oleh: Vany Suryaningsih 117100028 TF-34-01

Penyelenggaraan pekerjaan konstruksi didalam manajemen proyek tergantung pada dua faktor utama yaitu : sumber daya dan fungsi manajemen. Sumber daya terdiri dari manusia, uang, peralatan, dan material, sedangkan fungsi manajemen dimaksudkan sebagai kegiatan-kegiatan yang dapat mengarahkan atau mengendalikan sekelompok orang yang tergabung dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi, kegiatan yang dilakukan oleh sumber daya manusia, ditunjang dengan uang, material dan peralatan, perlu ditata melalui fungsi-fungsi manajemen dalam batas waktu yang disediakan sehingga memenuhi prinsip efisiensi dan efektivitas.

A. Manusia
Manusia sebagai sumber daya utama diartikan sebagai tenaga kerja baik yang terlibat langsung maupun tidak terlibat langsung dengan pekerjaan konstruksi. Tenaga yang terlibat langsung adalah tenaga kerja yang berada pada kelompok pemberi pekerjaan (pengguna jasa), kelompok kontraktor (penyedia jasa), dan kelompok konsultan (penyedia jasa). Berdasarkan kualifikasinya para tenaga kerja tersebut dapat dikelompokkan ke dalam “tenaga ahli” dan “tenaga terampil”.

Tabel2.1 Tenaga Kerja berdasarkan Kelompok

B.Uang

Uang merupakan sumber daya sangat penting dalam manajemen proyek. Ketidakcukupan uang, sulit untuk mengharapkan penyelenggaraan manajemen proyek sesuai dengan ikatan kontrak yang disepakati antara para pihak yang menandatangani perjanjian kontrak. Seluruh kegiatan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi pada seluruh kelompok yang terlibat, memerlukan biaya yang besarnya telah disepakati di dalam surat perjanjian kontrak. Jika terjadi ketidaksepakatan (dispute) dalam pelaksanaan pekerjaan, biasanya berdampak pada “nilai uang” yang harus disepakati, dokumen kontrak telah mengatur tata cara penyelesaian hukum yang harus ditempuh.

Uang sangat penting karena seluruh kegiatan pekerjaan konstruksi memerlukan pembiayaan, menyangkut : rekruitmen manusia (tenaga kerja); penggunaan jasa tenaga kerja (tenaga ahli, tenaga terampil, tenaga non skill); penggunaan peralatan (alat-alat berat maupun alat-alat laboratorium); pembelian bahan dan material, pengolahan bahan dan material, baik bagi kelompok pengguna jasa maupun penyedia jasa. Jadi pengertian “uang” di dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi (civil works) bukan semata-mata untuk pembiayaan pelaksanaan konstruksi oleh kontraktor, tetapi juga termasuk biaya yang harus dikeluarkan untuk konsultan perencana, konsultan pengawas dan untuk pengguna jasa dalam suatu kurun waktu yang telah disepakati.

C. Peralatan

Peralatan dalam pekerjaan konstruksi diartikan sebagai alat lapangan (alat berat), peralatan laboratorium, peralatan kantor (misalnya computer), dan peralatan lainnya. Dengan menggunakan peralatan yang sesuai sasaran pekerjaan dapat dicapai dengan ketepatan waktu yang lebih akurat, serta memenuhi spesifikasi teknis yang telah dipersyaratkan.

i. Alat-alat berat
Jenis peralatan dengan variasi kapasitas dan kegunaannya dapat digunakan untuk pekerjaan konstruksi jalan-jembatan sesuai fungsinya.

Pemilihan dan pemanfaatan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan ditinjau dari jenis, jumlah, kapasitas maupun waktu yang tersedia. Demikian pula cara penggunaannya, harus mengikuti prosedur pengoperasian dan perawatannya, sesuai dengan fungsi masing-masing peralatan.

ii. Peralatan Laboratorium
Peralatan laboratorium diperlukan dalam rangka melakukan pengawasan dan pengendalian mutu atas pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan oleh kontraktor. Jenis, jumlah dan waktu diperlukannya peralatan-peralatan laboratorium tersebut tergantung pada ruang lingkup kegiatan pengawasan atas pekerjaan konstruksi.

Selain peralatan tersebut ada beberapa peralatan yang spesifik seperti untuk pengujian pondasi soil cement dan bahan-bahan struktur (beton, pasangan batu dan lain-lain).
 

D.Bahan

Bahan diartikan sebagai bahan baku natural maupun melalui pengolahan, dan setelah diproses ditetapkan menjadi item pekerjaan sebagaimana dituangkan di dalam dokumen kontrak. Bahan baku (tanah, batu, aspal, semen, pasir, besi beton, dll.) dan bahan olahan (agregat, adukan beton, pofil baja dll.) merupakan sumber daya yang harus diperhitungkan secara cermat, karena pengaruhnya di dalam perhitungan biaya pekerjaan konstruksi sangat besar. Oleh karena itu lokasi bahan baku perlu secara cermat ditetapkan berdasar jarak dan volume yang tersedia, memenuhi syarat menjadi bahan olahan. Survai untuk mendapatkan informasi lokasi bahan baku perlu dilakukan, guna mendapatkan data akurat sebagai masukan bagi kontraktor dalam menyiapkan penawaran, maupun pada tahap pelaksanaan pekerjaan.

Fungsi Manajemen Proyek

• Pelingkupan (Scoping) - Lingkup mendefinisikan batas-batas proyek. Seorang manajer proyek harus mampu mencakup harapan-harapan dan batasan-batasan proyek dengan tujuan merencanakan aktivitas, memperkirakan biaya, dan mengelola harapan.
• Perencanaan (Planning) - Perencanaan mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Hal ini didasarkan pada pemahaman manajer terhadap lingkup proyek dan metodologi yang digunakan untuk mencapai tujuan.
• Perkiraan (Estimating) - Tiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek harus diperkirakan. Berapa lama waktu yang diperlukan? Berapa banyak orang yang diperlukan? Keterampilan-keterampilan apakah yang diperlukan? Tugas-tugas apakah yang harus diselesaikan sebelum memulai tugas-tugas lain? Dapatkah beberapa tugas ini saling menggantikan? Berapakah biayanya? lni adalah isu-isu perkiraan. Beberapa isu dapat dipecahkan dengan peralatan pemodelan proyek yang akan didiskusikan nanti di bab ini.
• Penjadwalan (Scheduling) - Dengan diberikan rencana proyek, manajer proyek bertanggungjawab atas penjadwalan semua aktivitas proyek. Jadwal proyek tersebut harus dikembangkan dengan pemahaman terhadap tugas yang diperlukan, durasi tugas, dan prasyarat tugas.
• Pengorganisasian (Organizing) - Manajer proyek harus memastikan bahwa para anggota tim proyek memahami peran dan tanggungjawab masing-masing;serta hubungan laporan mereka ke manajer proyek.
• Pengarahan (Directing) - Setelah proyek climulai, manajer proyek harus mengarahkan aktivitas-aktivitas tim. Tiap manajer proyek harus mendemonstrasikan keterampilan manajemen proyek untuk mengkoordinasikan, mendelegasikan, memotivasi, menyarankan, memuji, dan memberi penghargaan pada para anggota tim.
• Pengontrolan (Controlling) - Mungkin fungsi tersulit dan terpenting seorang manajer adalah mengontrol proyek. Beberapa rencana akan dieksekusi tanpa masalah dan penundaan. Manajer proyek harus memonitor dan melaporkan perkembangan tujuan, jadwal, dan biaya dan membuat penyesuaian seperlunya ketika diperlukan.
• Penutupan (Closing) - manajer proyek yang baik selalu menilai keberhasilan dan kegagalan pada kesimpulan proyek. Mereka belajar dari kesalahan mereka dan merencanakan perbaikan berkesinambungan pada proses pengembangan sistem.

Semua fungsi di atas tergantung pada komunikasi antarpersonal berkesinambungan di antara manajer proyek, tim, dan manajer-manajer lain.